项目管理信息系统是在项目管理组织、项目工作流程和项目管理工作流程基础上设计的,并全面反映它们之中的信息和信息流。所以对项目管理组织、项目工作流程和项目管理流程的研究是建立管理信息系统的前提,而信息标准化、工作程序化、规范化是它的基础。
项目管理信息系统可以从如下几个角度进行总体描述:
(1)项目参加者之间的信息流通。项目的信息流就是信息在项目参加者之间的流通。在信息系统中,每个参加者作为信息系统网络上的一个节点,他们都负责具体信息的收集(输入)、传递(输出)和信息处理工作。项目管理者要具体设计这些信息的内容、结构、传递时间、精确程度和其他要求。
例如,在项目实施过程中,业主需要如下信息:
① 项目实施情况月报,包括工程质量、成本、进度总报告;
② 项目成本和支出报表,一般按分部工程和承包商作成本和支出报表;
③ 供审批用的各种设计方案、计划、施工方案、施工图纸、建筑模型等;
④ 决策前所需要的专门信息、建议等;
⑤ 各种法律、规定、规范,以及其他与项目实施有关的资料等等。
业主通常做出:
① 各种指令,如变更工程、修改设计、变更施工顺序、选择承包商等;
② 审批各种计划、设计方案、施工方案等;
③ 向董事会提交工程项目实施情况报告。
而项目经理通常需要:
① 各项目管理职能人员的工作情况报表、汇报、报告、工程问题请示;
② 业主的各种口头和书面的指令,各种批准文件;
③ 项目环境的各种信息;
④工程各承包商,监理人员的各种工程情况报告、汇报、工程问题的请示。
项目经理通常做出:
① 向业主提交各种工程报表、报告;
② 向业主提出决策用的信息和建议;
③ 向社会其他方面提交工程文件。这些通常是按法律规定必须提供的,或为审批用的;
④ 向项目管理职能人员和专业承包商下达各种指令,答复各种请示,落实项目计划,协调各方面工作等。
(2)项目管理职能之间的信息流通。项目管理系统是一个非常复杂的系统,它由许多子系统构成,可以建立各个项目管理信息子系统。例如成本管理信息系统、合同管理信息系统、质量管理信息系统、材料管理信息系统等。它们是为专门的职能工作服务的,用来解决专门信息的流通问题,共同构成项目管理信息系统。例如在图15-3-2所示的管理工作流程中,可以认为它不仅是一个工作流程,而且反映了一个管理信息的流程,反映了各个管理职能之间的信息关系。
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